Al conocer con precisión la disponibilidad de los artículos en el almacén o bodega, la efectividad de la compañía aumenta y, con ello, mejora la imagen corporativa. Esto permite organizar las reposiciones, preparar los pedidos y adaptarse a los cambios en la demanda con mayor facilidad.
La empresa almacena stock suficiente para atender a sus clientes, incluso en situaciones de aumento de ventas. Controlar el inventario también ayuda a aprovechar eficientemente los recursos del almacén. Por ejemplo, al almacenar solo los artículos indispensables para el servicio, se optimiza el espacio disponible.
¿Qué es el control de inventarios?
En nuestro país, la optimización de costos es el objetivo principal de las micro, pequeñas y medianas empresas, asegurando que el uso de las existencias sea el más eficiente posible. El control de inventarios es fundamental para gestionar adecuadamente los recursos de la empresa.
La definición de control de inventarios es: “un sistema que permite gestionar las existencias en su entrada, permanencia y salida”.
Beneficios de un control de inventarios
Una buena gestión del inventario optimiza los recursos y permite brindar un excelente servicio a los clientes. Por ello, las prácticas de control de inventarios se vuelven imprescindibles para alcanzar las metas empresariales. Para los empresarios de las MIPYMES, incorporar sistemas de inventarios en sus operaciones garantiza un orden que facilita la toma de decisiones.
Disponer del stock óptimo y mantener un equilibrio adecuado en las existencias es esencial para la rentabilidad de la empresa. Un déficit de inventario puede generar demoras y reclamos de los clientes, mientras que el exceso de stock puede incrementar costos adicionales y llevar a la obsolescencia de la mercancía.
Existen varios sistemas de inventarios que se adaptan a las características y necesidades de cada empresa. Según la complejidad del modelo de negocio, el mejor método variará. Hoy en día, gracias a las facilidades que aporta la tecnología, es posible realizar un control de inventarios complejo en menos tiempo.
¿Cómo hacer un control de inventario?
El control de inventario es un proceso que puede implementarse de tres formas, dependiendo de la madurez de la empresa, sin perder de vista el objetivo principal: una buena gestión de las existencias.
- Manual
Los operarios cuentan con un listado o catálogo de productos, que les permite verificar el número de artículos disponibles de cada referencia en el almacén y registrar las cifras en papel. Este método es ineficiente y propenso a errores, por lo que es viable únicamente para microempresas con niveles de stock y rotación mínimos.
- Excel
Utilizar una hoja de cálculo como Excel permite crear listados de los diferentes artículos en el almacén. A diferencia del papel, Excel ofrece plantillas específicas para inventarios e incluso puede recoger datos de lectores de códigos de barras. Sin embargo, como la introducción de datos es manual, el riesgo de error sigue siendo alto.
- Sistemas de Gestión
Las herramientas tecnológicas de gestión eliminan el uso de papel, lo que beneficia al medio ambiente, agilizan el control de inventarios y eliminan errores. Este tipo de software registra todas las entradas y salidas de productos, permitiendo un control íntegro y seguro de los procesos. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) son ejemplos de este tipo de soluciones.
Objetivo del control de inventarios
El objetivo de mantener los productos bajo control de inventario es facilitar las actividades operativas dentro del almacén o bodega. Una buena organización de la mercancía influye positivamente en todas las actividades de la empresa, contribuyendo a una operación más eficiente y alineada con los objetivos de la organización.
