Para muchas micro y pequeñas empresas (MYPES), la producción es el motor de sus economías. Transformar materias primas en productos terminados es un reto constante, especialmente cuando el objetivo es crear un producto de alta calidad. A nivel mundial, las empresas buscan continuamente mejorar sus procesos, y los “Círculos de Calidad” son una de las prácticas más efectivas para incrementar la productividad en una organización.
¿Cuándo surgió este concepto?
El concepto de círculo de calidad fue introducido por Deming en 1988. Deming definió la calidad como la confiabilidad y uniformidad del producto al menor costo posible. En sus palabras, la calidad es una serie de procesos orientados hacia la mejora continua.
¿Qué es la mejora continua?
La mejora continua es un proceso en espiral, conocido como PDCA (por sus siglas en inglés: Plan, Do, Check, Act). Se trata de un trabajo en equipo enfocado en la planificación y optimización, aplicado para elevar los estándares de calidad y aumentar la eficacia. Bien implementado, el PDCA puede mejorar significativamente la productividad y el rendimiento del equipo, ya que establece objetivos claros y medibles. A continuación, se explican sus etapas:
Paso 1: Planificar
Es la primera etapa del ciclo. Aquí se debe analizar el estado actual de la empresa y sus necesidades para establecer objetivos claros y definir las acciones necesarias para alcanzarlos. Como en todo indicador, es fundamental fijar una meta y una forma congruente de medir el progreso en el tiempo.
En esta fase, deberás:
- Definir los problemas.
- Determinar los objetivos.
- Seleccione los métodos que utilizará.
- Preguntarte varias veces por qué se ha generado el problema, buscando respuestas cada vez más profundas.
Paso 2: Ejecutar
Una vez detalladas las actividades necesarias para cumplir los objetivos, es momento de poner manos a la obra. Esta fase implica la implementación del plan siguiendo las fases establecidas. No obstante, lo principal aquí no es solo la ejecución, sino también la capacitación de quienes pondrán en práctica el ciclo.
Actividades claves en esta fase:
- Practicar.
- Ejecutar.
- Realice los cambios necesarios.
El objetivo no es alcanzar la perfección, sino hacer el trabajo de la manera más práctica y efectiva posible.
Paso 3: Verificar
Durante esta etapa, deberás evaluar constantemente el avance hacia los objetivos. ¿Se están alcanzando las metas? Para esto, es esencial contar con un sistema de seguimiento y evaluación que incluya todos los indicadores planificados. Las mediciones establecidas en el paso uno te ayudarán a determinar el cumplimiento de los objetivos a identificar acciones más efectivas que implementar.
Algunos puntos importantes:
- Revisar el ciclo completo para asegurar que funciona correctamente.
- Preguntarte el porqué de cada etapa y, si surge algún problema, repasar el ciclo.
- Verificar el cumplimiento de las normas establecidas.
- Identificar qué funciona y qué no.
Paso 4: Actuar
Esta es la “última fase” del ciclo PDCA. Aquí se deben documentar los resultados mediante informes, comparativas y gráficos. Esta documentación servirá para realizar los ajustes necesarios y mejorar los resultados. Además, si se ha identificado un nuevo objetivo, el ciclo puede comenzar de nuevo desde el paso uno.
Preguntas clave en esta fase:
- ¿Se están siguiendo las pautas establecidas?
- ¿Es necesario corregir algo?
Repite las soluciones que hayan funcionado tantas veces como sea necesario para mejorar el sistema de trabajo.
Beneficios tangibles
- Mejora la calidad de los productos y la productividad de la empresa.
- Permite resolver problemas directamente por los protagonistas principales.
- Fomenta la colaboración dentro de la empresa, mejorando el clima laboral.
- Ofrece capacitación continua mediante el intercambio de conocimientos entre los miembros del equipo.
Puntos a considerar
El aspecto más importante de esta herramienta es la repetición y el hábito continuo. El ciclo PDCA se aplica sucesivamente al proceso que se desea mejorar, logrando que cada reinicio del ciclo se realice de forma mejorada, lo que permite una mejora constante.
Si deseas aplicar el ciclo PDCA, ten en cuenta estas tres prácticas esenciales: planificación, estandarización y documentación . También es importante considerar las habilidades de los responsables involucrados, ya que serán ellos quienes implementen y supervisen el ciclo.
