Las MYPES enfrentan el desafío de desarrollar planes e iniciativas para prosperar en un contexto de incertidumbre por la pandemia y las elecciones
Avanzar por una carretera sin un mapa o dirigirnos a un lugar sin tener la dirección seguramente nos traerá dudas e incertidumbre sobre el rumbo a seguir: ¿llegaremos a nuestro destino? ¿llegaremos a tiempo? ¿o nos perderemos en el camino sin cumplir nuestro propósito? La necesidad de definir una ruta es aún mayor en un escenario de incertidumbre, como se anticipa para 2021, debido a los efectos continuados de la pandemia y las consecuencias, también inciertas, de las próximas elecciones.
Para los empresarios de las MYPES, este año presentará dos etapas bien definidas: el primer semestre, marcado por la pandemia y las elecciones, y el segundo semestre, en el que se espera una mejoría, ojalá sostenida. El empresario debe proyectar sus metas y objetivos en este escenario y anticiparse a las posibles consecuencias de un año tan particular. No es recomendable hacer grandes apuestas de ventas en el primer semestre; en su lugar, se puede aprovechar este tiempo para mejorar la capacidad interna y optimizar el servicio y la calidad de los productos. Parece razonable esperar que, dependiendo de la evolución de la pandemia y el resultado de las elecciones, la economía podría experimentar un crecimiento significativo en el segundo semestre.
La necesidad de planificación
La planificación es una herramienta de gestión que puede ser utilizada por empresas de cualquier tamaño y sector. Es útil para definir la trayectoria de la empresa, es decir, identificar dónde está, a dónde quiere llegar y qué acciones son necesarias para alcanzar los objetivos. Esto responde a preguntas clave como: ¿Qué hacer? ¿Cómo hacerlo? ¿Dónde hacerlo? ¿Quién lo hará? ¿Cuándo hacerlo?
Después de la experiencia vivida con la pandemia de COVID-19, muchos cambios se han presentado en el comportamiento de la demanda y la oferta. Los nuevos hábitos, preferencias y el uso de la tecnología deberán incorporarse en la planificación a partir de este año, ya que han llegado para quedarse. Las compras en línea, el servicio a domicilio, el teletrabajo, las medidas de bioseguridad y el distanciamiento social son nuevas realidades que generan tanto oportunidades como desafíos para 2021.
Revisando y definiendo metas y estrategias
Para cualquier empresario, el propósito principal de planificar consiste en identificar las oportunidades y los riesgos futuros para elaborar planes que optimicen los recursos y las utilidades de la empresa. El proceso de planificación comienza con el establecimiento de metas empresariales y la definición de estrategias:
- Definir los elementos diferenciadores de la propuesta de valor y cómo llevarlos a cabo.
- Establecer objetivos y metas de desempeño.
- Formular una estrategia para alcanzar los objetivos y el desempeño deseados.
- Preparar y ejecutar el plan.
- Evaluar los resultados periódicamente y ajustar el plan estratégico y/o su implementación.
Cada empresa tiene sus particularidades, por lo que no existe un patrón único que se pueda adaptar a todas. Los factores a considerar en la planificación varían entre las empresas, pero hay algunos aspectos clave que son universales, independientemente del tamaño o sector.
Elementos clave en toda planificación
Importancia de establecer objetivos
En primer lugar, es fundamental examinar los aspectos clave que deben corregirse o mejorarse. Esto permite establecer objetivos claros, por ejemplo:
- Mejorar la calidad de los productos.
- Crear un ambiente de trabajo agradable.
- Reacondicionar un equipo.
- Atender los cambios en la demanda.
- Enfrentar nuevos competidores.
Establecer objetivos y metas «CREMA»
A pesar del esfuerzo y dedicación del empresario, a veces no se logran los propósitos porque los sueños no se traducen en realidades claras. Es decir, a menudo se olvida definir y describir los objetivos y metas de manera concreta. El autor Gelb, en su libro Inteligencia Genial, describe las características que deben cumplir los objetivos y metas empresariales para materializar los sueños del empresario:
El presupuesto en la planificación 2021
El presupuesto anual es una herramienta operativa esencial en la planificación y el control de los negocios a corto plazo. La correcta asignación de recursos financieros para ejecutar diversas actividades es una tarea gerencial que incluye la elaboración de un presupuesto de costos operativos, gastos de venta y administrativos, considerando la inflación, los datos históricos y, sobre todo, las proyecciones basadas en variables externas.
El 2021 trae nuevas realidades derivadas de la pandemia, las cuales deben incorporarse en el presupuesto, como las medidas de bioseguridad, que implican la compra de insumos de sanitización, mascarillas, termómetros, bandejas, alfombras, máscaras y guantes, entre otros. Además, las medidas de distanciamiento social limitan el número de clientes en los establecimientos, lo que reduce la rotación y cantidad de visitantes por día, impactando los ingresos por ventas. Todo esto debe incluirse en un presupuesto ajustado a la nueva realidad, junto con la visualización e implementación de la venta en línea.
Factores de éxito en la planificación
- Visión compartida: El plan debe darse a conocer a todos los involucrados en la empresa de manera clara y sencilla. Es importante compartirlo con los colaboradores y escuchar sus puntos de vista.
- Compromiso de los participantes: Es crucial que el personal esté alineado con los objetivos y metas para unificar los esfuerzos.
- Comunicación efectiva: La comunicación oportuna y eficaz en todos los niveles de la empresa durante la ejecución del plan facilita la realización de correcciones o ajustes en la implementación.
- Definición de un plan de mejora e inversiones realista: En un contexto que demanda la transformación del empresario y la adopción de nuevas prácticas de gestión, es vital establecer presupuestos realistas para la mejora e innovación, aunque sean conservadores.
Es importante destinar una parte del presupuesto para formación y capacitación, ya que la necesidad de aprendizaje sigue siendo una ventaja competitiva esencial para las MYPES de hoy.